Gewisse Informationen z.B. über die Nutzenden unserer Webseiten werden automatisch erhoben, während Sie uns andere direkt zur Verfügung stellen. Wir bearbeiten die so erhobenen personenbezogenen Daten nur für die in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecke und Gründe:
Unsere Webseiten protokollieren alle Anfragen und Zugriffe der Besucher unserer Webseiten und speichern diese Informationen automatisch temporär auf dem Server der Website. Diese Informationen dienen dazu, die Aktivitäten auf unseren Webseiten nachzuvollziehen, einen reibungslosen Verbindungsaufbau sowie eine komfortable Nutzung der Website sicherzustellen sowie für die Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität und zu weiteren administrativen Zwecken.
Folgende Informationen erfassen wir auf diesem Weg: die IP-Adresse, das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs, den Namen und die URL der abgerufenen Datei, die Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL), den verwendeten Browser, das Betriebssystem des verwendeten Rechners sowie den Namen des Access-Providers der Nutzenden.
Mitglieder, Interessent:innen und Gäste können sich i.d.R. über die Website an eine Veranstaltung an- und abmelden. Bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung sind mindestens folgende Kontaktdaten erforderlich: Vorname, Nachname, Adresse, Telefonnummer, Rolle (Mitglied, Interessent:in, Gast), E-Mail Adresse, Menüwahl. Diese Angaben dienen nur zum Zweck der Veranstaltung und allfällige Rechnungstellungen bei No-Shows. Die Anmeldung ist verbindlich. Sollten die angemeldeten Personen ohne Abmeldung fernbleiben oder sich nach dem Abmeldetermin abmelden, können die Kosten in Rechnung gestellt.
Seit Juni 2024 werden Personendaten, die für die Organisation von Veranstaltungen erhoben werden (z.B. Teilnehmerlisten, Adressen für eine Rechnungsstellung, etc.) regelmässig (i.d.R. auf Ende des Kalenderjahres) im CSM der Website von BPW Club Zürich gelöscht, sobald die Veranstaltung abgeschlossen ist und sie ihren Zweck erfüllt haben (z.B. Statistik ist erstellt, Rechnungen sind bezahlt und bearbeitet).
BPW Club Zürich hat seit Mitte 2023 einen Disclaimer auf allen Veranstaltungen:
"Fotomaterial: Während der Veranstaltungen werden Fotos gemacht und auf LinkedIn geteilt. Bei explizitem Wunsch, nicht auf Fotos zu erscheinen, bitten wir Sie, direkt auf die Fotografin zuzugehen."
Bei auswärtigen Kollaborationsanlässen verwendet BPW Club Zürich das Tool von Eventfrog (Eventfrog AG, Neuhardstrasse 38, 4600 Olten, Schweiz, https://eventfrog.ch). Eventfrog sammelt folgende Daten: IP-Adresse des anfragenden Rechners, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei, Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL), Browsertyp und –version sowie weitere durch den Browser übermittelte Informationen (wie das Betriebssystem Ihres Rechners, der Name Ihres Access-Providers, Spracheinstellung etc.).
Die Datenverantwortliche erheben die von ihren Mitgliedern / Interessent:innen mittels Datenerhebungsformular übermittelten Informationen (wie Privat- und/oder Geschäftsadresse, Geburtsdatum und eine E-Mailadresse) und fügen diese in die elektronische Datenbank von BPW Switzerland ein (my.bpw.ch). Nach Aufnahme in einen Club werden dem Mitglied die Zugangsdaten zur Datenbank zugestellt. Das Mitglied kann anschliessend die Personendaten selbst verwalten und ergänzen. Die Mitgliederdatenbank dient als aktuelles Verzeichnis der Mitgliedschaften, zum persönlichen Networking, sowie zur persönlicher Nutzung durch Mitglieder.
Die Mitgliederdaten von ausgetretenen Mitgliedern werden regelmässig (i.d.R auf Ende des Kalenderjahres) vollständig aus der Datenbank gelöscht. Daten von Interessent:innen werden, sofern sie nicht als Mitglieder aufgenommen werden, spätestens zwei Jahren nach Aufnahme der Daten vollständig aus der Datenbank gelöscht.
Der BPW Club Zürich führt seit März 2024 parallel zur Mitgliederdatenbank ebenfalls die Daten in der Verbandssoftware ClubDesk (https://www.clubdesk.ch). Die Daten von ClubDesk werden in einem Rechenzentrum in der Schweiz gespeichert und verwaltet. Der Club kann dank ClubDesk grosse Zeitersparnis, einfachere Administration und bessere Datensicherheit in ihrer Verwaltungsaufgaben gewährleisten. Die vernetzte Lösung erledigen wird vom Vorstand, der Geschäftsstelle, der Buchhaltung, der Revision, sowie von der Mitgliederbetreuung verwaltet. Einmal jährlich (i.d.R auf Anfang des Kalenderjahres) werden die Daten von Mitglieder und Interessent:innen von der Mitgliederdatenbank importiert und aktualisiert.
Weil wir beim Erstellen von Rechnungen direkt auf die aktuellen Daten von allen Mitgliedern zugreifen können, verschicken wir Rechnungen schnell und einfach i.d.R. per E-Mail oder in Ausnahmefällen per Post, als QR-Rechnungen. Wir importieren Zahlungseingänge und können die Zahlungen dank QR-IBAN automatisch den entsprechenden Rechnungen zuweisen und Zahlungserinnerungen verschicken. In der Vereinsbuchhaltung werden automatisch für alle Rechnungen und Zahlungseingänge entsprechende Buchungen angelegt.
Die Buchführung wird im Auftrag von BPW Club Zürich ausgeführt durch:
Walder MultiAssist GmbH, Ursula Eichenberger-Walder, Holenstrasse 29, 8962 Bergdietikon (Handelsregister-Nr.: CH-400.4.451.801-4). Kontakt: buchhaltung@bpw-zuerich.ch
Im Fall eines Austritts eines Mitglieds, wird ein Austrittsdatum erfasst. Im digitalen Archiv werden die Mitgliederdaten während 10 Jahren aufbewahrt. Die Handhabung der Daten von Interessent:innen entspricht derselben wie bei der Mitgliederdatenbank.
Alle Personen können sich jederzeit mit der E-Mail-Adresse vom Newsletter an- und abmelden. BPW Club Zürich verschickt regelmässig Newsletter, um Veranstaltungshinweise oder Verbandsinformationen zu senden. Die Abmeldung ist jederzeit möglich über den Abmeldelink im Newsletter. Für die Anmeldung werden lediglich nur die E-Mail-Adressen gesammelt.
Der BPW Club Zürich verwendet das Newsletter-Tool Brevo (https://www.brevo.com), um eine datenschutzkonforme Aufübung sicherzustellen.
BPW Switzerland verschickt regelmässig einen Newsletter an alle Mitglieder und Interessent:innen anhand der Mitgliederdatenbank.
Die GDPR-konforme Umsetzung durch Brevo (auf Englisch) ist folgendermassen:
Right to rectification: You can rectify your contacts’ information at any time. You can also contact us directly to ask us to rectify or delete your data.
Right to be forgotten: If one of your contacts wishes to exercise their right to be forgotten, you can simply delete them from your lists in Brevo. This will also erase all their personal data. If one of your contacts sends a valid request directly to us, we will inform you and remove their personal data from your account, as well as from any other Brevo accounts who have personal data on this contact, when applicable.
Right to portability: You can already export your contacts information as a csv file.
Right of access: Make sure that you explain in your privacy policy how you plan to use the personal data that you collect. If your customers make a request to exercise their right of access, you can export their personal data to a csv file (see right to portability).
Wenn Sie mit uns Kontakt aufnehmen möchten, steht Ihnen das Kontaktformular auf unserer Website zur Verfügung. Zur Nutzung des Kontaktformulars ist die Eingabe Ihres Namens und Ihrer E-Mail-Adresse erforderlich. Mit dem Absenden Ihrer Nachricht über das Kontaktformular muss die Bearbeitung Ihrer Personendaten zur Beantwortung Ihres Anliegens separat eingewilligt werden.
Das Kontaktformular wird über den E-Mail-Kanal versendet. Eine Ende-zu Ende Verschlüsselung kann daher nicht garantiert werden und es kann somit nicht ausgeschlossen werden, dass so gesendete Daten durch Dritte eingesehen und damit auch die Kontaktaufnahme zu BPW Club Zürich nachvollzogen werden kann.
Unsere Webseiten enthalten Buttons, um auf unsere verschiedenen Social-Networking-Plattformen zu gelangen. BPW Club Zürich führt aktuell nur eine Social Media Präsenz auf LinkedIn (https://www.linkedin.com/company/bpw-club-zuerich).
LinkedIn verwendet Cookies, um Informationen wie die Anzahl Personen oder demographische Angaben zu den Nutzenden zu erheben, die Beiträge auf unserer Club-LinkedIn-Page aufrufen oder kommentieren. Wir erhalten Auswertungen, die nur aggregierte oder auf andere Weise genügend anonymisierte Daten enthalten. Diese nutzen wir, um unsere auf LinkedIn angebotenen Inhalte und Dienstleistungen weiterzuentwickeln. Für die Erhebung und Bearbeitung von Personendaten im Zusammenhang mit den Analysediensten von LinkedIn sind primär diese als anbietendes Unternehmen der Analysedienste verantwortlich. Nur LinkedIn kann die Informationen einer konkreten Kontoinhaberin zuordnen.
Damit unsere Website ordnungsgemäß funktioniert, legen wir manchmal kleine Datenpakete – sogenannte Cookies – auf Ihrem Gerät ab, die temporär auf Ihrer Festplatte gespeichert werden. Wenn Sie eine Website besuchen, kann diese anhand dieser Cookies Informationen über Ihren Browser abrufen oder speichern. Hierbei kann es sich um Informationen über Sie, Ihre Einstellungen oder Ihr Gerät handeln.
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Sie können Ihren Browser so konfigurieren, dass keine Cookies auf Ihrem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein Cookie installiert wird. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Browser-Anbieter darüber, wie Sie Cookies löschen und blockieren können oder suchen Sie im Browser nach einer Hilfe-Funktion. Wir weisen Sie jedoch darauf hin, dass Sie nach Deaktivierung allenfalls nicht mehr sämtliche Funktionen unserer Internetseite nutzen können. Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich.
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Zugriff auf die Daten in der Mitgliederbank haben alle Mitglieder von BPW Switzerland. Weiter können auch von BPW Switzerland eingesetzte Dienstleister:innen und Auftragsbearbeiter:innen Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten von BPW Switzerland erhalten. Das sind insbesondere Unternehmen für IT-Dienstleistungen (wie Hosting oder SAAS-Lösungen), Zahlungsdienstleister, Logistik, Druckdienstleistungen, Telekommunikation, Beratung und Consulting. Ansonsten geben wir Ihre Personendaten nur dann an Dritte weiter, wenn Sie ausdrücklich einwilligen, wenn hierzu eine gesetzliche Verpflichtung oder Erlaubnis besteht, wenn die Weitergabe zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig, oder wenn die Weitergabe von Daten für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Ihnen erforderlich ist.
Die von BPW Switzerland und BPW Club Zürich erhobenen Daten werden grundsätzlich nur in der Schweiz bearbeitet. Dennoch können Daten in Drittstaaten übermitteln werden, soweit dies zur Ausführung des Auftrags erforderlich (z.B. LinkedIn) oder gesetzlich vorgeschrieben ist. Die in einem Drittstaat eingesetzten Auftragsverarbeiter verpflichtet BPW Switzerland vertraglich zur Einhaltung des Schweizerischen Datenschutzniveaus und der von uns erteilten Weisungen.
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Zürich, 25.6.2024
